<決算関係書類提出に必要な書類及びその留意点>


 総会終了後、2週間以内に総会で承認を受けた決算関係書類を所管行政庁へ提出しなければなりません。
 中央会まで行政庁への提出分を含む2部(運輸局所管の組合は3部)をご送付ください。


添 付 書 類

1.

事業報告書

2.

財産目録

3.

貸借対照表

4.

損益計算書

5.

剰余金の処分又は損失の処理方法を記載した書面

6.

通常総会(又は通常総代会)の議事録又はその謄本(総会(又は総代会)終了後2週間以内)

作成上の留意点

下記の事項を明記すること

 1.事業報告書 

 (1)

概況(一般経済概況、当該業界動向、組合に係る経済概況等)

 (2)

組合員、出資口数の移動状況

 (3)

理事会、通常総会、臨時総会、委員会等の開催状況

 (4)

事業状況の報告(損益計算書における事業支出内容の説明等)

 2.財産目録 

 (1)

資産の部(流動資産、固定資産、繰延資産)

 (2)

負債の部(流動負債、固定負債)

 (3)

正味資産の部(正味資産)

 3.貸借対照表 

 (1)

資産の部

(流動資産、固定資産、繰延資産)

負債の部

(流動負債、固定負債)

純資産の部

(組合員資本(出資金、法定積立金・準備金、任意積立金、剰余金又は損失金、評価・換算差額等)

 (2)

法定準備金を積み立てること【出資組合に限る】

 4.損益計算書 

 (1)

収益の部

(事業収益、賦課金等収入、事業外収益、特別利益)

費用の部

(事業費用、一般管理費、事業外費用、特別損失)

 (2)

教育情報事業で仮受賦課金処理をしている場合は、一般賦課金と教育情報賦課金に区分すること

 (3)

事業外収益は、内容を記載すること

 5.剰余金の処分又は損失の処理方法を記載した書面 

 (1)

当期利益(損失)、前期繰越利益(損失)、当期未処分利益、処分(処理)方法

 (2)

出資組合は、定款で定める額に達するまでは毎事業年度の当期利益の10分の1以上を法定準備金として積立をすること

 (3)

教育情報事業を実施している組合は、当期利益の20分の1以上を法定繰越金として処理すること(団体法に基づく組合は除く)

 (4)

出資配当を行っている場合は、払込済出資額の1割以内であること

 (5)

事業利用分量配当を行っている場合は、事業毎に区分けしていること

 6.総会議事録 

 (1)

開催通知(招集)年月日を明記し、開催通知は総会の日の会日の10日前にすること

 (2)

総会の設立要件は満たされているか(本人出席、代理人出席、書面議決、委任状等)

 (3)

議長の選任が行われているか

 (4)

決算関係議案可決されているか

 (5)

議長及び出席理事署名又は記名押印(謄本も可)

 (6)

謄本の場合、下記のとおり議事録末尾に記載して原本証明をすること

この謄本は原本と相違ありません。

  平成  年  月  日

            ○○○○協同組合
            代表理事  ○  ○  ○  ○  
,




<決算関係書類等の作成・手続きの明確化>

 決算関係書類等に関する手続が明確化されました

 これまで、理事は、(1)通常総会の1週間前までに決算関係書類を監事に提出しなければならない、(2)通常総会の1週間前までに決算関係書類を主たる事務所に備え置かなければならない、とされていました。

 平成19年4月の改正により、

(1)

決算関係書類及び事業報告書は、監事の監査を受けた上で理事会の承認を受けなければならない

(2)

理事は、理事会の承認を受けた決算関係書類、事業報告書及び監査報告を、通常総会の通知とともに組合員に提供しなければならない

(3)

組合は、通常総会の2週間前までに決算関係書類及び事業報告書を主たる事務所及び従たる事務所(従たる事務所へは写し)に備え置かなければならない

とされました。


 決算関係書類を通常総会の招集通知と併せて組合員へ提供する必要があります

 これまでは通常総会の招集に当たっては会議の目的たる事項、すなわち議案を示すことで足りていましたが、平成19年4月以後に通常総会の招集通知を発出するに当たっては、決算関係書類と事業報告書、監査報告を併せて提供(書面の場合は郵送)しなければならないことに留意する必要があります。

 また、監事は、組合から決算関係書類(業務監査権限を有する監事は事業報告書を含む)を提供されてから、原則、4週間を経過した日までに監査報告を行う義務が課せられます。

 以上のこと及び通常総会の2週間前までに決算関係書類及び事業報告書を事務所へ備え置くことが義務づけられたことから、年度末終了後に速やかに決算関係書類、事業報告書を作成する必要があります。

 ただし、監事は決算関係書類(業務監査権限を有する監事は事業報告書を含む)の提供を受けてから4週間を経過する日を待って監査報告を行う義務はなく、自主的にこれ以前に監査報告を理事に対して行うこと妨げるものではありませんので、監事の監査能力と監査に要する実際の期間を見極め、決算関係書類の作成期限を予め決定することが肝要です。

 以上を踏まえて、決算関係書類及び事業報告書の監事のへの提出時期、理事会の開催時期、通常総会の招集通知とともに決算関係書類及び事業報告書を組合員に提供する方法等について、個々の組合で検討することが必要です。なお、組合員への提供の方法は書面だけでなく、電磁的方法(電子メールに当該書類を添付する方法等)によることもできます(提供を受ける個々の組合員の同意が必要)。

 なお、組合員全員の同意がある場合には、総会の招集手続を省略することができますが、この場合には招集手続そのものを行う必要がないことから法令上、決算関係書類、事業報告書を組合員に事前に提供する必要はありません。

 また、事前に提供することが必要なものは、決算関係書類、事業報告書であり、通常総会の議決を要することとなっている収支予算や事業計画などは事前提供の対象になっていません。以上の改正内容を踏まえた通常総会招集の流れは次のとおりです。


<平成19年4月以後に招集される通常総会の手続フロー図>

 「決算関係書類」「事業報告書」の作成

組合は、「決算関係書類(財産目録、貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案又は損失処理案)」及び「事業報告書」を作成しなければならない(40条A)。

 監事への「決算関係書類」「事業報告書」の提出

組合は、「決算関係書類」「事業報告書」について、監事の監査を受けなければならない(40条D)。

 監事の監査、「監査報告」の作成・通知

監事は、受領した「決算関係書類」「事業報告書」について、監査方法・内容等を記した監査報告を作成し(※1)、 理事に対し、「決算関係書類」「事業報告書」の全部を受領した日から4週間経過した日、若しくは理事との合意により定めた日のいずれか遅い日(※2)までに監査報告の内容を通知しなければならない(規則91条@)。

【※1】:

監事の監査権限を会計に関するものに限定した組合の監事は、「事業報告書」の監査権限がないことを明らかにした監査報告を作成しなければならない。

【※2】:

監査期限は、監事と理事の合意があっても4週間を下回る期間を予め定めることは不可(ただし、4週間を下回る日までに監事が理事に監査報告を通知すれば、その時点で監査を受けたこととなる)。

 理事会招集通知の発出(※3)

理事長は、理事会の会日の1週間前(※4)までに、各理事(※5)に対し、理事会招集通知を発出しなければならない(36条の6E)。

【※3】:

理事(監事に業務監査権限を付与している組合は、理事及び監事)全員の同意があれば招集手続の省略可(36条の6Eにおいて準用する会社法368条A)

【※4】:

短縮可(これを下回る期間を定款で定めた場合はその期間(36条の6Eにおいて準用する会社法368条@)

【※5】:

監事に業務監査権限を付与している組合は、各監事に対しても発出しなければならない(36条の6Eにおいて準用する会社法368条@)

 理事会の開催

理事会では、通常総会の開催及び議案の議決をするとともに(49条A)、監事の監査を受けた「決算関係書類」「事業報告書」の承認を行う(40条E)。

 「決算関係書類」「事業報告書」の備え置き

組合は、通常総会の会日の2週間前までに、「決算関係書類」「事業報告書」を主たる事務所に、それらの写しを従たる事務所に備え置き、組合員の閲覧に供する(40条I・J)。

 総会招集通知の発出(※6)・「決算関係書類」「事業報告書」「監査報告」の提供

理事長は、通常総会の会日の10日前(※7)までに組合員に到達するよう、総会招集通知を発出する(49条@)。総会招集通知には、議案のほか、会議の日時、場所等会議の目的たる事項を示すとともに、理事会の承認を受けた「決算関係書類」「事業報告書」及び「監査報告」を添付し、組合員に提供しなければならない(40条F)。

【※6】:

組合員全員の同意があれば招集手続の省略可(49条B)(この場合、招集通知発出の際に必要な添付書類も不要)

【※7】:

短縮可(これを下回る期間を定款で定めた場合はその期間(49条@))

 通常総会の開催




<施行規則に基づく決算関係書類、事業報告書、監査報告の作成>

 これまで、組合が作成しなければならない決算関係書類(財産目録、貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案又は損失処理案)や事業報告書、監査報告については、法令上に特段の作成基準が示されていませんでした。

 これらについて、主務省令(施行規則)に基づき作成することが義務づけられ(中協法第40条)、具体的な作成基準が定められました。

●中協法施行規則

決算関係書類(第3節(第45条〜82条))、事業報告書(第4節(第83条〜87条))、決算関係書類及び事業報告書の監査(第5節(第88条〜97条))

●中団法施行規則

決算関係書類(第3節(第17条〜45条))、事業報告書(第4節(第46条〜49条))、決算関係書類及び事業報告書の監査(第5節(第50条〜53条))

 これらの決算関係書類、事業報告書、監査報告の様式は施行規則に示されておりませんので、個々の組合で施行規則の該当条文を理解し作成することが必要です。

 施行規則で示された区分等を踏まえた決算関係書類、事業報告書の様式例における勘定科目については、従来から全国中小企業団体中央会が示してきた中小企業等協同組合会計基準と今回の改正省令(施行規則)を参考に作成しており、施行規則に規定する勘定科目をすべて網羅したものとはなっていません。したがって、今後改訂を予定している中小企業等協同組合会計基準において修正される可能性があることにご留意ください。


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