Question

私どもの協同組合では、事務量の増加等に対処するために組合事務所（主たる事務所）を移転しようと考えています。立地環境、組合員の便宜等を勘案し、候補地を検討した結果、現在所在のＡ市に隣接するＢ市に移転する方針を固めました。
今後、法律的にはどのような手続きをとらなければいけないか教えて下さい。

Answer

組合が事務所を移す場合には、定款変更を要する時と要しない時の２つの場合があります。
定款変更を要しない場合とは、定款で主たる事務所の所在地について、最小行政区画（例えば「〇〇市」）までを定めている場合でかつその区画の範囲内で事務所の移転を行おうとする場合です。（この場合は、理事会で具体的な所在地を決定し、その議事録を添付して変更登記を行うこととなります。）
貴組合の場合は、「隣接するＢ市」に移転しようとするものですから、この最小行政区画を超えての移転になるものと思われますので、定款の「主たる事務所」の規定を変更する必要があります。
この定款変更を行うためには、まず、総会での特別議決（半数以上の組合員が出席し、その３分の２以上の多数による議決）を経る必要があります（中小企業等協同組合法第５１条第１項第１号、第５３条第１号）。
さらに、定款変更については、認可行政庁の認可がないとその効力は生じません（中小企業等協同組合法第５１条第２項）ので、行政庁への認可申請が必要となります。
定款変更が認可されると次に行わなければならないのが、事務所移転の変更登記です。
具体的には、移転を行った日から２週間以内に旧所在地及び新所在地において、それぞれ移転の登記を行わなければなりません（中小企業等協同組合法第８５条第１項）。
なお登記申請に当たっての添付書類は旧所在地における登記申請のみ必要となっています。
実施の手続きとしては、新所在地における登記の申請は旧所在地を管轄する登記所を経由し、旧所在地における登記の申請を同時にすることとなります。（中小企業等協同組合法第１０３条）。(89-9-2)