Question

私どもの組合では、本年度の通常総会で役員が改選され、新役員が選任されました。（理事１０名、監事２名。）
監事は前任者が再任されましたが、理事については、半数が新たに選任され、就任しました。また、再任した理事のなかには住所を変更した者もおります。
役員が変更した場合、行政庁に役員変更届を提出することとなっていますが、その方法等についてご教示下さい。

Answer

役員に変更があった場合、中小企業等協同組合法第３５条の２では「組合は、役員の氏名又は住所に変更があったときは、その変更の日から２週間以内に、行政庁にその旨を届け出なければならない。」とされております。
役員の変更とは、役員の氏名又は住所の変更があった場合、役員の改選又は補充があった場合、代表理事の交替、役付理事の交替、役員が死亡又は辞任をした場合など役員に関して変更があった場合の一切をいいます。
したがって、貴組合にあっても当然、役員の変更届を組合を所管する行政庁に提出しなければなりません。
変更の届出には、中小企業等協同組合法施行規則第３条（商工組合等にあっては、中小企業団体の組織に関する法律施行規則第１条の８）に規定されている様式による届出書に次の書類を添付して提出することとなります。

１．変更した事項を記載した書面変更前と変更後の役員の氏名、住所、組合役員の役職、員内員外の
　別等を対照表にして記載。

２．変更年月日及びその理由を記載した書面例えば本質問においての変更理由例として「任期満了に
　伴う役員の改選が行われたため」「〇〇理由の住所移転のため」等と記載すればよいでしょう。

３．役員の変更が役員の選挙又は選任によった場合は、総会又は総代会の議事録と理事会の議事録
　（謄本でよい）。

なお、役員の改選によって、全役員が再任した場合、あるいは、特定の役員の住所等の変更であっても、全役員の氏名、住所等を記載した１．の書類は必要です。(89-5-1)