Question

総会において役員の定数の変更を議決すると同時に、定款の変更に伴う行政庁の認可をまたずして、同日直ちに議決された新しい定数によるところの役員の選挙を行い、その状況を記入した議事録を添付した役員定数の変更の定款変更認可申請書を行政庁に提出してきた場合、どのような指導をすべきか。

Answer

設問のごとく、役員の定数の増加につき定款の変更を議決した総会において、行政庁の認可をまたず、ただちに増員分の役員を含めた役員の全員の選挙を行おうとする場合は、次の方法によれば有効と解される。

１．定款変更前の定数による役員の選挙と増員分の役員の選挙とを区別して行うこととし、
　定款変更前の定数による部分の役員は、ただちに就任し、増員分の役員は選挙の際に定款
　の変更につき行政庁の認可を受けた日から就任する旨の停止条件を付しておき（停止条件
　を付した旨は議事録に明確に記載することを要する）、その条件が満たされた日、すなわ
　ち行政庁の認可のあった日に就任する。

２．定款変更による増員分を含めた全役員の選挙を一括して行うこととし、その際に役員の
　全員につき１に述べたような停止条件を付し、その条件が満たされた日に就任する。